Algemene informatie

KBC Groep NV, Havenlaan 2, 1080 Sint-Jans-Molenbeek, BTW BE 0403.227.515, RPR Brussel, www.kbc.com (hierna afgekort als “KBC”) is de verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens voor het organiseren van zijn Algemene Vergaderingen (hierna ook verwezen als de “AV”). Lees deze privacyverklaring aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over hoe je persoonsgegevens worden verwerkt. Je vindt hier ook meer informatie over je privacy rechten en hoe je ze kunt uitoefenen.

KBC wil persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. Deze privacyverklaring geeft meer informatie over welke persoonsgegevens KBC verzamelt en verwerkt. KBC heeft het in de context van deze privacyverklaring voortaan altijd over je gegevens als aandeelhouder of vertegenwoordiger van een aandeelhouder. In welke hoedanigheid ook, je rechten blijven dezelfde en KBC gaat even zorgzaam om met je persoonsgegevens.

Persoonsgegevens

1. Hoe verkrijgt KBC persoonsgegevens?
KBC ontvangt persoonsgegevens omdat je zelf of je financiële tussenpersoon bepaalde gegevens heeft verstrekt in het kader van de Algemene Vergaderingen.

2. Welke persoonsgegevens verzamelt KBC?

• Categorie 1: je identificatiegegevens;
• Categorie 2: financiële gegevens zoals het aantal aandelen van KBC waarmee je wenst deel te nemen aan een AV, je rekeningnummer etc.;
• Categorie 3: je contactgegevens zoals je adres, e-mailadres, etc.

4. Duur van de verwerking
KBC gebruikt je persoonsgegevens voor het doel zoals hierboven beschreven, waarna deze verwijderd worden. Uitgangspunt voor het bijhouden van je persoonsgegevens in het kader van het vooropgestelde doel, is de een bewaartermijn van 1 jaar die KBC als noodzakelijk en voldoende beoordeelt voor de afwikkeling van het vooropgestelde doel.

Je rechten

Als KBC je persoonsgegevens verwerkt, heb je bepaalde rechten: 

• Recht van toegang en inzage: je hebt het recht om op elk moment kennis te nemen van je persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat KBC van je persoonsgegevens maakt.
• Recht van verbetering, verwijdering en beperking: het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die KBC over je heeft opgeslagen niet (meer) correct zijn. Je kan altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen. Je kan KBC vragen om je persoonsgegevens te verwijderen. Als KBC geen dwingende reden meer heeft voor de verwerking van je persoonsgegevens zal KBC die verwijderen.
  
• Recht van verzet: je beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van je persoonsgegevens die gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van KBC.
  
• Recht van vrije gegevensoverdracht: je beschikt over het recht om je persoonsgegevens die door KBC verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of aan een andere verantwoordelijke over te dragen.
  

Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wil uitoefenen. Dan kan KBC je vraag concreet en correct behandelen. Je kan daartoe contact opnemen met de ‘Data Protection Officer’ van KBC: schriftelijk door een brief te sturen naar KBC Groep NV, Group Data Protection Unit (Group Compliance), Havenlaan 2 1080 Brussel, of via mail naar dataprotection@kbc.be.
KBC moet wel je identiteit kunnen verifiëren, om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent. Vandaar dat KBC een kopie van je identiteitskaart kan vragen bij een dergelijke aanvraag.

Wil je meer informatie of ga je niet akkoord met het standpunt van KBC? Je beschikt eveneens over het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (Tel: +32 (0)2 274 48 00 - Fax: +32 (0)2 274 48 35 - E-mail: contact@apd-gba.be)

Beveiliging en vertrouwelijkheid

Teneinde je persoonsgegevens te kunnen verwerken, verleent KBC toegang tot je persoonsgegevens aan zijn werknemers. KBC ziet erop toe dat er strikte regels worden gevolgd en dat de betrokken medewerkers:

• Alleen over de gegevens beschikken die ze nodig hebben om hun opdrachten uit te voeren,
• Steeds verplicht zijn persoonsgegevens discreet, veilig en vertrouwelijk te behandelen en enkel te gebruiken voor de uitvoering van hun opdrachten.

KBC neemt intern technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat persoonsgegevens in handen komen van en verwerkt worden door onbevoegden, of per ongeluk gewijzigd of vernietigd worden.

Doorgifte van gegevens aan derden

KBC zal je persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve met je voorafgaande toestemming.
In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat KBC je persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet meedelen aan derden. KBC zal in redelijkheid pogen je van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

Ondersteuning door derden

Voor de verwerking van persoonsgegevens kan KBC beroep doen op verwerkers. Dat zijn ondernemingen die dan in opdracht van KBC persoonsgegevens kunnen verwerken, zoals externe dienstverleners waarop KBC beroep doet in het kader van hogervermelde doeleinden, zoals:

• ICT- (beveiliging-) dienstverleners;
• Bedrijven gespecialiseerd in het ondersteunen van digitale vergaderingen;
• drukkers voor het printen en de adressering;
• vertalers en vertaalbureaus.

KBC kan voor de verwerking naast beroep te doen op verwerkers ook beroep doen op andere dienstverleners of derde partijen die zelf verantwoordelijke voor de verwerking zijn, zoals advocaten of notarissen.

Wijzigingen

KBC kan deze privacyverklaring te allen tijde wijzigen. De meest recente versie vind je altijd op de www.kbc.com. Om je op de hoogte te houden van de laatste wijziging van de privacyverklaring, zal KBC de herzieningsdatum aanpassen telkens deze wordt gewijzigd. De gewijzigde privacyverklaring is geldig op die datum. Over elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert KBC je steeds vooraf. Voor meer informatie over de Privacywet in België in het algemeen kan je ook terecht op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.